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印刷物の整理は電子化(PDF)することで解決

2020年7月14日

印刷した資料や取り扱い説明書、郵便ポストに入っていた気になる広告など捨てたいけどいつか使うかもしれない気持ちで捨てられないことってよくありますよね。

僕は捨てたくてもいつか使うかもしれない気持ちで捨てられないことがあって、自然と印刷物が溜まってしまうことがよくありました。

そこで、どうに整理をするかを考えた時に印刷物を電子化(PDF)して用途別に分けたフォルダで管理を行うことで使いやすくなると思い、実践してみたら想像した以上に便利だったので紹介をしたいと思います。

PDF化とは

PDFとはPortable Document Formatの略称で、アドビシステムズが開発および提唱するファイルフォーマットの一つです。

簡単に説明すると紙媒体を電子化するための規格のようなものです。

紙媒体を電子化するといったら、PDFを指すのか一般的でデファクトスタンダードになっています。

誤操作などで編集されにくく、見た目が綺麗なことや操作がしやすいなどの理由から製品の説明書や商品のカタログなど日常生活のあらゆる場面で使われています。

また、ExcelやWordなどのソフトウェアを使用しなくても、ウェブブラウザさえあればPDFを開くことができるという気軽さも普及している要因の一つです。

PDFにするメリット

印刷物を処分することができる

PDF化することによって印刷物を捨てることができるため、部屋の荷物を減らすことができます。

僕は机のキャビネットの中に印刷物をクリアファイルに入れて整理をしていたのですが、年数が経つにつれて管理する印刷物の量が増えてしまい入り切らなくなってしまいました。

そのため、使用頻度の低い古い印刷物からPDF化して印刷物を処分することでキャビネットの中を整理できています。

クラウドに保存しておけばどこからでもアクセス可能

紙の印刷物だと置いてある場所からでしか印刷物の内容を確認できませんが、クラウドストレージにPDF化した印刷物を保存しておくことにより、インターネットにつながっている環境でしたらパソコンやタブレット、スマートフォンなどを使用してどこからでもアクセスを行うことができます。

更に印刷物の種類によってフォルダ分けをしておくことにより、必要な物が探しやすくなるメリットがあります。

配布が可能

PDF化することによって、電子メールやLINEなどを使用して印刷物を友人や職場の同僚などに送付することができます。

PDFにする方法

iPadを使用する方法

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スキャナを使用する方法

プリンターやスキャナを購入することでもPDF化を行うことができます。

僕の学生時代にはスマートフォンやタブレット等の便利な物が無かったので、プリンタ-のスキャナ機能を使用していました。

大量の資料をPDF化する際は専用の機器を使用した方が効率が高い場合がありますが、簡易的にPDFするならタブレットやスマートフォンで十分です。

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保存する場所

印刷物を電子化(PDF)した際の保存する場所は、2つあります。

クラウドストレージに保存

僕自身、一番よく使用する方法が印刷物をPDFにしてクラウドストレージに保管する方法です。

クラウドストレージにPDFにした印刷物を保存することによって、スマートフォンやパソコン、タブレットから同じファイルにアクセスができるため、どこでも印刷物を確認することができます。

ちなみにですが、クラウドストレージはGoogle ドライブを使用しています。

ローカル上に保存

PCやスマートフォンのローカル上に保存する方法もありますが、機器の故障や紛失等でデータが失われてしまう可能性があるので、バックアップは必ず取得しておいてください。

また、クラウドストレージにPDFを保管していないため、PDFにアクセスできる端末が限られてしまいます。

まとめ

PDFにすることによって、不要な印刷物を捨てることができるので部屋を片付けることができます。

また、クラウドストレージにPDFを保存しておくことでどの端末からでもアクセスが可能になるため、可用性があがります。

実際にやってみると、すごく便利なので試してみてください。

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